Les règles que doivent suivre les organismes de bienfaisance

Vous siégez au conseil d’administration d’Altruistes Anonymes, un organisme de bienfaisance qui vient en aide aux personnes victimes de tremblements de terre, d’inondations et d’autres désastres naturels. Votre demande pour devenir un organisme de bienfaisance enregistré a été acceptée. Maintenant, vous voulez en savoir plus sur les règles que vous devez suivre.

Dans cet article, Éducaloi vous explique les principales responsabilités des organismes de bienfaisance enregistrés.

Est-ce que les organismes de bienfaisance enregistrés doivent suivre des règles ?

Oui. Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent suivre :

Les règles spécifiques aux organismes de bienfaisance;
Les autres règles qui affectent leurs activités, même si elles ne visent pas spécifiquement les organismes de bienfaisance.

La première catégorie de règles est abordée tout au long de cette capsule. Ces règles sont supervisées par l’Agence du revenu du Canada, une agence du gouvernement fédéral.

Pour en savoir plus sur les règles de la seconde catégorie, référez-vous à la question « Quelles autres règles doivent suivre les organismes de bienfaisance? »

Pourquoi les organismes de bienfaisance enregistrés doivent-ils suivre des règles?

Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent suivre des règles sur la façon de mener leurs activités. Par exemple, plusieurs règles concernent la remise de reçus officiels de dons par les organismes de bienfaisance enregistrés. Les donatrices et donateurs qui reçoivent ces reçus peuvent les utiliser pour réduire leur impôt.

Cela signifie que les gouvernements renoncent chaque année à des sommes importantes d’argent qu’ils auraient autrement perçues en impôts. C’est pour cette raison que les gouvernements ont fait des règles pour s’assurer que les organismes de bienfaisance enregistrés reçoivent des dons, remettent des reçus et mènent leurs activités strictement pour des raisons charitables.

Où puis-je trouver une liste de ces règles ?

Des listes de contrôle sont disponibles sur le site Web de l’Agence du revenu du Canada pour rappeler aux organismes de bienfaisance enregistrés leurs obligations, ainsi qu’une page intitulée Obligations d’un organisme de bienfaisance enregistré.

Règle 1: S’en tenir à votre mission de bienfaisance

Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent utiliser leurs ressources à des fins de bienfaisance et tenir les activités décrites dans leur demande d’enregistrement.

Parfois, les organismes de bienfaisance dévient involontairement de leur mission et de leurs activités initiales. Par exemple, une église qui organise des camps d’été religieux pourrait commencer à offrir plus d’activités sportives que d’activités religieuses. De plus, les organismes de bienfaisance peuvent décider de changer leur mission et leurs activités.

Évidemment, toute nouvelle mission ou activité doit en être une de bienfaisance au sens de la loi. Les organismes de bienfaisance devraient par conséquent contacter l’Agence du revenu du Canada avant de faire tout changement, pour s’assurer que leurs nouvelles missions ou activités ne leur causeront pas de problème à cet égard.

Par ailleurs, lorsque des changements sont effectués, l’organisme doit aviser l’Agence du revenu du Canada et fournir des documents qui expliquent ces changements. Pour en savoir plus, consultez la section Apporter des changements du site Web de l’Agence du revenu du Canada.

Règle 2: Maintenir le contrôle sur vos activités ou, accorder des fonds à des donataires

Un organisme de bienfaisance enregistré est autorisé à fonctionner de trois façons :

en menant ses propres activités,
en donnant des ressources à des « donataires reconnus »,
en accordant des subventions à des donataires non reconnus à certaines conditions.

1. Ses activités

Un organisme de bienfaisance peut mener ses propres activités de bienfaisance en utilisant son personnel et ses bénévoles ou en travaillant par l’entremise d’autres personnes ou organismes externes. Par exemple, un organisme de bienfaisance enregistré au Canada peut envoyer des vivres dans un pays sinistré et engager une personne dans ce pays pour les distribuer.

Lorsqu’un organisme de bienfaisance travaille en collaboration avec des personnes ou des organismes externes, il doit conserver la direction et le contrôle de l’utilisation de ses ressources et être en mesure de démontrer sa direction et son contrôle.

Pour s’assurer que l’organisme de bienfaisance garde la direction et le contrôle de ses ressources et soit en mesure de le démontrer, il est recommandé de signer une entente écrite. L’Agence du revenu du Canada a un guide complet sur les éléments à inclure dans ces ententes.

2. Les donataires reconnus

Les organismes de bienfaisance enregistrés peuvent aussi accomplir leur mission en offrant des dons aux donataires reconnus. Un « don » peut être dans ces cas-ci une somme d’argent ou un bien, mais pas un service.

Les donataires reconnus sont notamment :

Les autres organismes de bienfaisance enregistrés.
Les municipalités canadiennes.
Les associations canadiennes enregistrées de sport amateur.
Les organismes enregistrés de services nationaux dans le domaine des arts.
Les sociétés d’habitation canadiennes offrant exclusivement des logements à loyer modique aux personnes aînées.
Certaines universités situées à l’extérieur du Canada accueillant des étudiantes et des étudiants canadiens parmi sa clientèle.
Certains organismes de bienfaisance étrangers.

Pour obtenir la liste complète des donataires reconnus, consultez le site Web de l’Agence de revenu du Canada.

3. Les subventions aux donataires non reconnus

Les organismes de bienfaisance enregistrés peuvent accorder des subventions à des donataires non reconnus à certaines conditions.

Les donataires non reconnus sont les donataires qui ne font pas partie de la liste des donataires reconnus, notamment :

des organismes sans but lucratif,
des clubs,
des cercles,
des associations.

Les subventions comprennent toutes les ressources qu’un organisme de bienfaisance enregistré transfert à un donataire ou met à sa disposition. Par exemple, l’organisme peut lui transférer de l’argent ou des biens.

L’organisme de bienfaisance enregistré qui accorde une subvention à un donataire non reconnu doit satisfaire à plusieurs conditions. Il doit accorder la subvention pour réaliser certaines de ses propres fins de bienfaisance. Il doit aussi veiller à ce que le donataire utilise la subvention exclusivement pour ces fins.

Finalement, l’organisme de bienfaisance enregistré doit documenter le but de la subvention et le fait que le donataire utilise la subvention à cette fin.

L’Agence de revenu du Canada a publié des lignes directrices pour aider des organismes à s’assurer qu’ils respectent les conditions pour accorder des subventions à des donataires non reconnus.

Règles 3: Éviter les activités politiques partisanes

C’est un domaine parfois confondant pour les organismes de bienfaisance enregistrés ou les organismes qui songent à s’enregistrer. Voici les règles de base :

Les organismes de bienfaisance ne peuvent pas avoir de fins politiques, seulement des activités politiques. Les « fins » de l’organisme sont les raisons pour lesquelles il a été créé alors que ses « activités » sont ses programmes et projets qu’il utilise pour réaliser ses fins.

1. Toute activité « partisane » est interdite. On considère comme une activité partisane tout support pour ou contre un parti politique ou un candidat à une fonction publique.

2. Toute activité « partisane » est interdite. On considère comme une activité partisane tout support pour ou contre un parti politique, une candidate ou un candidat à une fonction publique.

Par exemple, un organisme de bienfaisance enregistré ne peut pas :

Publier sur les réseaux sociaux pour appuyer la réélection d’une candidate ou d’un candidat qui partage la même position sur un sujet qui concerne l’organisme de bienfaisance.
Inviter seulement une candidate ou un candidat à prendre la parole à la réunion annuelle de l’organisme.

Les activités politiques « non-partisanes » qui contribuent à réaliser les fins de l’organisme de bienfaisance enregistré sont autorisées. Ces activités visent essentiellement à influencer les députées et députés ou l’opinion publique sur des sujets liés aux fins de l’organisme.

Par exemple, un organisme de bienfaisance enregistré peut prendre position sur les lois qui concernent sa mission. C’est acceptable que la position d’un organisme de bienfaisance enregistré soit similaire à celle d’un parti politique pour autant qu’il ne lie pas directement sa position aux entités politiques.

Règle 4: Éviter les activités commerciales interdites

Un organisme de bienfaisance enregistré qui fait partie de la catégorie des œuvres de bienfaisance ou des fondations publiques peut mener certaines activités commerciales pour réaliser ses fins.

Par contre, les organismes classés dans la catégorie des fondations privées ne sont pas autorisés à mener des activités commerciales.

Consultez notre article Introduction aux organismes de bienfaisance enregistrés pour une explication de ces trois catégories.

« Activité commerciale » réfère à la fourniture régulière de biens et de services qui génère de l’argent, dans l’intention de réaliser un profit.

Il faut préciser que seules les activités commerciales « complémentaires » sont autorisées. Qu’est-ce qu’une activité commerciale complémentaire?

Une activité commerciale opérée au moins à 90% par des bénévoles; ou
Une activité commerciale réalisée pour appuyer la mission de bienfaisance de l’organisme et qui représente une activité mineure par rapport aux autres activités poursuivies par l’organisme (vous entendrez parfois l’expression « activité commerciale liée et subordonnée aux fins de l’organisme »).

Voici quelques exemples d’« activités commerciales complémentaires » :

un hôpital qui offre un espace de stationnement, une cafétéria ou une boutique-cadeau,
une université qui gère des librairies étudiantes ou des aires de repas,
une église qui loue ses espaces de stationnement les jours de semaine lorsqu’elle ne tient pas ses activités,
un refuge pour animaux qui vend des crayons portant le logo de l’organisme.

En plus des activités commerciales complémentaires, certaines activités ne sont pas considérées comme des « activités commerciales ». Il est donc autorisé, par exemple :

de solliciter des dons,
de vendre des biens reçus en don,
d’exiger des frais pour des programmes ou des services (par exemple, les frais d’entrée d’un musée), si c’est dans le but de couvrir le coût réel de l’activité et non de réaliser un profit,
de tenir des activités de financement, pour autant qu’elles ne deviennent pas la principale activité de l’organisme. Si un événement est tenu régulièrement, par exemple, une loterie à chaque semaine, il peut être considéré comme une activité commerciale,
d’obtenir des revenus qui proviennent d’investissements sécuritaires.

Pour consulter d’autres exemples d’activités commerciales autorisées ou non, consultez la fiche de l’Agence du revenu du Canada sur ce sujet.

Règle 5: Conserver les livres et les registres appropriés

Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent conserver les livres et les registres appropriés, en français ou en anglais, au lieu déclaré à l’Agence du revenu du Canada. Il est aussi recommandé d’avoir une copie de ces documents à un autre endroit.

Même si l’organisme de bienfaisance utilise les services d’une personne externe, comme un comptable ou un gestionnaire, pour préparer ses livres et ses registres, l’organisme demeure responsable du respect des critères sur la tenue des livres et des registres.

Ces documents doivent permettre à l’Agence du revenu du Canada de vérifier :

les revenus de l’organisme de bienfaisance
les ressources utilisées par l’organisme pour ses activités de bienfaisance
les fins et les activités de l’organisme

Que sont les livres et les registres?

Ce sont des documents qui témoignent des activités passées d’un organisme. Par exemple : états financiers, relevés bancaires, copies des reçus officiels de dons, documents constitutifs, procès-verbaux des réunions, rapports annuels, déclarations annuelles, livres comptables, matériel utilisé pour le financement et ententes écrites.

Les livres et les registres comprennent aussi les pièces justificatives, c’est-à-dire les documents qui prouvent qu’une transaction a eu lieu. Par exemple, les commandes et reçus, preuves de dépôt, factures, annulations de chèques, relevés de cartes de crédit, contrats de service, reçus de livraison, courriels et lettres.

Doivent-ils être conservés sur papier ?

Les organismes de bienfaisance peuvent conserver leurs livres et leurs registres sur un support papier ou électronique, à condition qu’ils soient lisibles.

Combien de temps doivent-ils être conservés ?

En règle générale, les copies des reçus de dons doivent être conservées pendant toute l’année où les dons ont été faits, plus deux ans.

D’autres registres doivent être conservés plus longtemps.

Pour en savoir plus, consultez la section livres et registres de l’Agence du revenu du Canada.

Règle 6: Remplir une déclaration annuelle

Chaque année, les organismes de bienfaisance enregistrés doivent remplir et transmettre une déclaration, accompagnée de leurs états financiers et d’autres formulaires, à l’Agence du revenu du Canada.

La déclaration doit être retournée dans les six mois de la fin de l’année financière de l’organisme de bienfaisance. L’année financière est la période de 12 mois (pour les organismes constitués en personne morale, cette période peut s’étendre jusqu’à 53 semaines) couverte par les états financiers de l’organisme. Par exemple, si l’année financière d’un organisme est du 1er avril au 31 mars, il devra transmettre sa déclaration avant le 30 septembre.

Faire cette déclaration n’est pas seulement une obligation, mais aussi une façon de rendre publiques certaines informations sur l’organisme, comme les états financiers. L’Agence du revenu du Canada publie les renseignements reçus dans la Liste des organismes de bienfaisance et de certains autres donataires reconnus.

Pour corriger un renseignement de sa déclaration, l’organisme de bienfaisance doit compléter le formulaire T1240 et le retourner à l’Agence du revenu du Canada.

Règle 7: Aviser l’Agence du revenu du Canada de tout changement à votre organisme et obtenir les autorisations requises

Quand les changements suivants surviennent, l’organisme de bienfaisance doit obtenir l’autorisation de l’Agence du revenu du Canada :

modification de la fin de l’année financière.
modification de la catégorie d’organisme de bienfaisance (œuvre de bienfaisance, fondation publique ou fondation privée). Pour en savoir plus sur ces catégories, consultez notre article Introduction aux organismes de bienfaisance.
réduire son contingent des versements. Pour en savoir plus sur le contingent des versements, référez-vous à la prochaine question de l’article.
association avec un autre organisme de bienfaisance qui mène des activités similaires¹⁰¹. Pour en savoir plus sur l’association, consultez le site Web de l’Agence du revenu du Canada.

Changements pour lesquels l’organisme de bienfaisance doit aviser l’Agence du revenu du Canada

modification du nom, de l’adresse, du numéro de téléphone, du numéro de télécopieur, de la personne ressource ou du lieu où sont conservés les livres et les registres de l’organisme de bienfaisance.
modification aux documents constitutifs
modification à la forme juridique de l’organisme. Par exemple, si l’organisme se constitue en personne morale ou cesse de l’être, devient une division d’un autre organisme ou cesse d’être une division, se fusionne avec un autre organisme, etc.
modification des fins ou des activités de l’organisme
modification des règlements internes de l’organisme

Quand les changements suivants surviennent, l’organisme de bienfaisance doit aviser l’Agence du revenu du Canada :

modification du nom, de l’adresse, du numéro de téléphone, du numéro de télécopieur, de la personne ressource ou du lieu où sont conservés les livres et les registres de l’organisme de bienfaisance.
modification aux documents constitutifs
modification à la forme juridique de l’organisme. Par exemple, si l’organisme se constitue en personne morale ou cesse de l’être, devient une division d’un autre organisme ou cesse d’être une division, se fusionne avec un autre organisme, etc.
modification des fins ou des activités de l’organisme
modification des règlements internes de l’organisme

Les avis ou demandes d’autorisation à l’Agence du revenu du Canada doivent être envoyés séparément de la déclaration de renseignements. Pour en savoir plus, consultez la section Apporter des changements sur le site Web de l’Agence du revenu du Canada.

Règle 8: Atteindre votre contingent des versements (exigence de dépenses annuelles)

Le « contingent des versements » est le montant minimum que l’organisme de bienfaisance enregistré doit consacrer chaque année à ses activités de bienfaisance, à ses dons aux donataires reconnus ou à des subventions à des donataires non reconnus.

La règle du contingent des versements a été créée pour :

s’assurer que les organismes de bienfaisance enregistrés dépensent les sommes d’argent reçues pour leurs activités de bienfaisance
décourager les organismes de bienfaisance d’amasser d’importantes réserves d’argent

Chaque année, les organismes de bienfaisance doivent dépenser un pourcentage minimum de la valeur de leurs actifs qui ne sont pas utilisés directement pour leurs activités de bienfaisance ou l’administration de l’organisme. Ces actifs incluent entre autres les fonds de réserve, les investissements et les immeubles.

Cette exigence de dépenser un pourcentage minimum de la valeur de ses actifs ne s’applique pas si l’ensemble des actifs d’un œuvre de bienfaisance vaut seulement 100 000 $ ou moins. Pour les fondations publiques et privées, cette exigence est valable uniquement si la valeur de leurs actifs dépasse 25 000$.

Pour une explication plus détaillée du contingent des versements et de son calcul, consultez la section Calcul du contingent des versements sur le site Web de l’Agence du revenu du Canada.

Règle 9: Suivre les règles sur le financement

Le financement n’est pas en soi une activité de bienfaisance. Il ne peut donc pas devenir une activité principale de l’organisme.

De plus, chaque type de financement comporte ses propres règles et formalités administratives, dont il faut assurer le suivi. Par exemple, plusieurs règles concernent la remise des officiels de don s par les organismes de bienfaisance enregistrés.

Autres règles que doivent suivre les organismes de bienfaisance enregistr

En plus des règles de l’Agence du revenu du Canada, les organismes de bienfaisance enregistrés doivent respecter les autres règles imposées par les différents paliers de gouvernement (provincial, territorial et municipal). La plupart de ces règles s’appliquent à la population en général et pas seulement aux organismes de bienfaisance enregistrés. Il est impossible de dresser une liste complète de ces règles, mais en voici quelques exemples :

si l’organisme de bienfaisance est constitué en personne morale, il doit suivre les règles spécifiques aux personnes morales. Pour en savoir plus sur la constitution en personne morale, consultez notre article Introduction aux organismes de bienfaisance enregistrés.
si l’organisme a des employées et des employés, il doit respecter les règles liées aux retenues à la source, aux conditions de travail, etc.
l’organisme qui a des activités au Québec ou qui remet des reçus officiels de dons aux résidents du Québec doit compléter chaque année une déclaration et la transmettre à Revenu Québec. Pour en savoir plus, consultez le site Web de Revenu Québec.
Si l’organisme de bienfaisance est constitué en personne morale sous les lois du Québec ou d’ailleurs ou s’il tient ses activités au Québec, il doit s’enregistrer auprès du Registraire des entreprises, une agence du gouvernement du Québec, et lui transmettre une déclaration chaque année. Pour en savoir plus, consultez notre article La demande pour devenir un organisme de bienfaisance enregistré et le site Web du Registraire des entreprises.
Certains organismes de bienfaisance doivent percevoir la TPS et la TVQ et la verser aux gouvernements. Pour plus d’information, consultez le guide sur la TPS de l’Agence du revenu du Canada et le site Web de Revenu Québec.
Les organismes de bienfaisance qui travaillent dans certains secteurs (par exemple, les garderies) doivent suivre les règles spécifiques de ces secteurs. Ces règles peuvent porter sur la sécurité, les mesures d’hygiène, les permis, la vérification des antécédents du personnel, etc.
Avant de vendre un immeuble financé par des fonds publics, les organismes de bienfaisance qui sont constitués en personne morale et qui œuvrent dans le domaine de l’habitation doivent obtenir l’autorisation du ministre des Affaires municipales et de l’habitation.

Qu’arrive-t-il si je ne respecte pas mes obligations?

Le non-respect de vos obligations peut entraîner des sanctions telles que des amendes, l’arrêt du droit de remettre des reçus officiels de dons et même l’annulation de l’enregistrement de l’organisme.