Responsabilités des administrateurs – Organismes de bienfaisance enregistrés non incorporés

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Vous êtes administrateur d’un organisme appelé Balançoires Illimitée. Il s’agit d’un organisme de bienfaisance enregistré qui construit des terrains de jeux publics pour les enfants des quartiers défavorisés.
 
Vous venez de vous apercevoir que le comptable de votre organisme a commis certaines erreurs sur les reçus transmis aux donateurs de l’année dernière. À titre d’administrateur de Balançoires Illimitée, vous vous demandez si vous pouvez être tenu responsable de ces erreurs.
 
Cet article explique les responsabilités des administrateurs d’organismes de bienfaisance enregistrés non incorporés (non constitués en personne morale).
 
Les règles applicables aux administrateurs d’organismes de bienfaisance enregistrés incorporés (constitués en personne morale) sont légèrement différentes. Elles sont expliquées dans notre article Responsabilités des administrateurs – Organismes de bienfaisance enregistrés incorporés.
 
Pour en savoir davantage sur ce que veut dire être incorporé, consulter notre article Être « inc. » ou ne pas l’être.

 

Qu’est-ce qu’un administrateur?

Les organisations ne sont pas des choses matérielles : on ne peut ni les voir ni les toucher. Cela signifie que les organisations, telles que les organismes de bienfaisance enregistrés, doivent agir par l’intermédiaire de personnes réelles. Les administrateurs font notamment partie de ces personnes.

Ensemble, les administrateurs forment un groupe que l’on appelle un « conseil d’administration » et c’est ce conseil qui est chargé de superviser le fonctionnement de l’organisme.

De plus, c’est le conseil d’administration en tant que groupe qui prend les décisions et non les administrateurs individuellement. La seule exception à ce principe survient lorsqu’un administrateur a obtenu la permission spécifique de faire quelque chose au nom du conseil d’administration.

Les administrateurs sont choisis de différentes manières selon les règles de l’organisme concerné. Par exemple, ils peuvent être nommés ou élus.

 

Que fait le conseil d’administration?

Les conseils d’administration ne fonctionnent pas tous exactement de la même manière mais, de façon générale, le conseil d’administration d’un organisme de bienfaisance enregistré a les responsabilités suivantes :

  • S’assurer que l’organisme respecte et réalise la mission qu’il s’est donnée.
    (La mission d’un organisme de bienfaisance enregistré doit être inscrite dans les documents que l’organisme a transmis au gouvernement lors de sa demande d’enregistrement. La mission doit également être décrite dans le certificat de constitution de l’organisme.)
  • S’assurer que l’organisme respecte les lois qui lui sont applicables (impôts, santé et sécurité, environnement, etc.).
  • Gérer les affaires financières de l’organisme (budgets, dépenses, etc.).
  • S’assurer de l’entretien des propriétés et des biens de l’organisme.
  • Embaucher des cadres supérieurs compétents.
  • Créer des règles pour déterminer la manière dont seront traitées les questions importantes (par exemple, des règles pour assurer la confidentialité de certaines informations).
  • Conserver tous les registres requis par la loi, comme le registre des copies de reçus officiels pour les dons versés à l’organisme.
  • Donner aux membres l’accès aux informations reliées aux affaires de l’organisme.

 

Quelles sont les responsabilités individuelles des administrateurs?

Certains organismes rédigent des descriptions de tâches très précises pour leurs administrateurs tandis que d’autres ne font que discuter de façon informelle de ce que l’on attend d’eux.

Dans tous les cas, la loi a créé des responsabilités individuelles que tous les administrateurs doivent remplir. Ces responsabilités s’appliquent même si l’organisme emploie des personnes pour s’occuper de ses opérations quotidiennes.

  1. Les administrateurs doivent gérer les affaires de l’organisme avec soin et précaution. Cela veut dire qu’ils doivent demeurer attentifs, assister aux réunions, embaucher des personnes compétentes, s’efforcer à exercer un bon jugement et prendre des mesures raisonnables pour gérer les risques auxquels l’organisme peut faire face.
    Les administrateurs n’ont pas à être des experts, à moins qu’ils aient été choisis à cause de leur expertise dans un domaine particulier. Dans ce dernier cas, ils doivent s’assurer que l’organisme bénéficie autant que possible de leur expertise. Si les administrateurs sont confrontés à des situations qui dépassent leurs connaissances, ils doivent chercher de l’aide externe auprès d’experts.
  2. Les administrateurs doivent mettre leurs intérêts personnels de côté lorsqu’ils prennent des décisions. Par exemple, les administrateurs ne peuvent utiliser leur position afin de procurer un emploi aux membres de leur famille ou afin d’obtenir une occasion d’affaires avec une compagnie dont ils sont propriétaires. C’est ce que l’on appelle la règle des « conflits d’intérêts ».
  3. Les administrateurs doivent s’assurer que l’organisme respecte toutes les lois applicables aux activités qu’il exerce. Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent toujours respecter les lois fiscales, mais certaines autres lois peuvent s’appliquer selon la nature de l’organisme. Ainsi peuvent s’appliquer les lois reliées à l’emploi, à la santé et à la sécurité, à l’environnement, etc.
  4. Les administrateurs doivent s’assurer que l’organisme respecte toutes les règles internes qu’il a créées pour lui-même. Ces règles peuvent prévoir la façon de convoquer les réunions, le processus de sélection des administrateurs, etc. Certaines de ces règles se retrouvent dans le document appelé « certificat de constitution », mais d’autres documents peuvent également contenir des règles internes particulières.

 

Quel est le rôle du conseil d’administration comparativement à celui des autres groupes de l’organisme?

Le conseil d’administration n’est que l’un des groupes que l’on retrouve dans un organisme de bienfaisance enregistré. Il peut également y avoir des membres, des employés, des bénévoles et des comités.

Le conseil d’administration supervise les opérations de l’organisme alors que les membres, s’il y en a, participent à certaines décisions importantes qui affectent l’organisme tout entier. Plus précisément, les membres ont le droit de participer aux décisions qui changent la mission ou les règles de fonctionnement de l’organisme (comme par exemple les règles établies pour choisir les administrateurs) et aux décisions qui visent à mettre fin à l’existence de l’organisme.

En ce qui concerne les décisions relatives au fonctionnement général de l’organisme, c’est le conseil d’administration qui possède habituellement le dernier mot.

 

Le conseil d’administration peut-il demander à d’autres personnes de poser des gestes en son nom?

Oui. À moins que les règles de l’organisme l’interdisent, le conseil d’administration peut « déléguer » certaines tâches, c’est-à-dire qu’il peut autoriser quelqu’un à poser des gestes en son nom. Cette personne pourrait être, par exemple, un cadre supérieur responsable des opérations quotidiennes de l’organisme.

Toutefois, lorsqu’il délègue, le conseil d’administration doit toujours s’assurer :

  • qu’il délègue à des personnes compétentes;
  • que la mission de l’organisme est respectée et réalisée;
  • que les employés et les bénévoles sont traités équitablement;
  • que l’organisme respecte la loi.

Autrement dit, le conseil d’administration conserve la responsabilité ultime des affaires de l’organisme.

 

Y a-t-il des risques à être un administrateur?

Il existe quelques risques à un être administrateur, particulièrement lorsque l’organisme n’est pas incorporé. Pour ce type d’organisme, les administrateurs peuvent être tenus personnellement responsables de toutes les dettes de l’organisme si celui-ci n’arrive pas à les honorer. Cela peut se produire si l’organisme ne respecte pas la loi ou ne respecte pas ses engagements à l’égard des tiers (personnes qui ne font pas partie de l’organisme). Par exemple, si l’organisme loue un local pour un évènement spécial et qu’il n’est pas en mesure d’en payer le loyer, ce sont les administrateurs qui devront payer de leurs poches. Il s’agit d’un risque important à tenir compte lorsque l’organisme n’est pas incorporé!

De plus, même dans les cas où l’organisme a suffisamment de ressources pour honorer ses dettes, il peut arriver,  à l’occasion, que les administrateurs soient tenus personnellement responsables des dommages causés par ce qu’ils ont fait ou ont négligé de faire à titre d’administrateurs. Une simple erreur de jugement ne sera toutefois pas suffisante pour retenir leur responsabilité. Une erreur sérieuse ou une omission grave devra avoir été commise, l’administrateur sachant ou ayant dû savoir que son comportement était inadéquat.

En pratique, ces erreurs sérieuses ou omissions pour les administrateurs proviennent des éléments suivants :

  • Défaut de déduire certaines sommes sur le salaire des employés et de les payer au gouvernement (déductions pour l’assurance-emploi, pensions, assurances parentales, etc.)
  • Défaut de charger les taxes de vente, lorsque requis, et de les payer au gouvernement (TPS et TVQ).
  • Congédiement d’un employé ou d’un administrateur, ou encore expulsion d’un membre, lorsqu’il est fait de mauvaise foi ou sans suivre une procédure équitable (par exemple, sans donner à la personne la chance de donner sa version de l’histoire).
  • Fraude ou non-respect de la loi (la fraude correspond généralement au fait d’induire quelqu’un en erreur dans le but d’obtenir un avantage injuste ou illégal, ou encore de le tromper et d’ainsi lui causer une perte financière).
  • Poser un geste au nom de l’organisme sans d’abord avoir obtenu l’autorisation du conseil d’administration (par exemple, conclure un contrat).

 

Comment réduire les risques au minimum?

Afin de réduire les risques de responsabilité personnelle, tout administrateur devrait :

  • être conscient de ses responsabilités;
  • s’acquitter de ses responsabilités avec soin et précaution;
  • obtenir l’aide externe d’un expert lorsque la situation dépasse ses connaissances;
  • prendre des mesures raisonnables pour éviter les problèmes;
  • éviter de laisser les problèmes persister dans le temps.

De plus, tant qu’ils n’ont pas obtenu d’autorisation du conseil d’administration, les administrateurs ne devraient pas conclure de contrats.

Constituer l’organisme en personne morale réduit également les risques encourus par les administrateurs. La constitution en personne morale, ou incorporation, consiste à créer une entité légale qui existe distinctement des administrateurs. Pour en savoir plus sur l’incorporation, consultez notre article Être « inc. » ou ne pas l’être.

Les assurances peuvent aussi réduire les risques personnels des administrateurs. Certaines polices d’assurance couvrent les biens que l’organisme possède alors que d’autres couvrent les risques de blessures sur sa propriété. Les organismes de bienfaisance peuvent également se procurer une « assurance pour administrateurs et dirigeants ». Cette assurance offre une certaine protection contre les poursuites impliquant des gestes que les administrateurs ont posés ou ont négligé de poser dans leurs fonctions.

En plus des assurances, les administrateurs peuvent réduire les risques qu’ils encourent en s’assurant que les règlements de l’organisme contiennent une « clause d’indemnisation ». Il s’agit d’une promesse écrite faite par l’organisme qui s’engage à couvrir tous les frais qu’un administrateur peut être appelé à payer en raison de son titre. Il peut notamment s’agir de frais d’avocats, d’amendes, de frais de règlement à l’amiable ou de condamnations monétaires imposées par jugement. Notez toutefois qu’une clause d’indemnisation n’aidera d’aucune façon les administrateurs qui ont agi de manière criminelle ou malhonnête ou qui ont volontairement causé des dommages.

Finalement, dès l’instant où il est en désaccord avec une décision prise par le conseil d’administration, l’administrateur doit s’assurer que son désaccord a été noté dans le « procès-verbal » de la réunion du conseil, c’est-à-dire dans le document écrit qui résume la réunion.

Important !
Cet article explique de façon générale le droit en vigueur au Québec et n’est pas un avis ou un conseil juridique. Pour connaître les règles particulières à votre situation, consultez un avocat ou un notaire.