La « déclaration de naissance » au Directeur de l'état civil est obligatoire et permet d'inscrire le nouveau-né au registre de l'état civil du Québec.

L'inscription de l'enfant à ce registre lui permet d'obtenir divers documents tels qu'un certificat de naissance qui prouve notamment son identité et sa citoyenneté, une carte d'assurance-maladie ainsi qu'un numéro d'assurance sociale. Ces documents lui permettent de jouir des droits et privilèges dont bénéficient l'ensemble des citoyens québécois.

Le Directeur de l'état civil dresse l'acte de naissance d'un nouveau-né grâce à deux documents:

• Le constat de naissance
  
  Le constat de naissance est un document qui doit être rempli par le médecin, l'infirmière ou toute autre personne qui assiste la mère lors de l'accouchement. Ce document contient les mentions suivantes : le lieu, la date et l'heure de la naissance, le sexe de l'enfant, le prénom et le nom de famille de la mère tels qu'inscrits à sa naissance et son lieu de naissance, l'adresse du domicile de la mère ainsi que le nom et l'adresse du centre hospitalier où l'enfant est né.
  
  Le constat de naissance est rédigé en deux exemplaires. L'original du constat de naissance est acheminé sans délai au Directeur de l'état civil. Le personnel de l'hôpital remet une copie du constat de naissance aux parents ainsi qu'un autre document à compléter intitulé
  « déclaration de naissance ».
  
  
• La déclaration de naissance
  
  La « déclaration de naissance » est un document qui doit être rempli par les parents du nouveau-né, et ce, dans les 30 jours à compter de la naissance. Ce sont eux, les déclarants, qui sont directement responsables de l'inscription de leur enfant au registre de l'état civil.
  
  Si les parents sont inconnus ou empêchés d'agir, c'est la personne qui recueille ou garde l'enfant qui doit faire la « déclaration de naissance », et ce, dans les mêmes délais.

Pour déclarer la naissance de votre nouveau-né, vous devez remplir le formulaire « déclaration de naissance » qui vous a été remis à l'hôpital. Ce document est disponible dans tous les hôpitaux, aux bureaux du Directeur de l'état civil et au Bureau de la statistique du Québec. La « déclaration de naissance » contient des instructions sur la façon de remplir le document, mais essentiellement, les informations suivantes doivent être divulguées :

• les nom et prénoms attribués à l'enfant, correctement orthographiés;
  
• son sexe;
  
• les lieu, date et heure de la naissance;
  
• le nom et le domicile des parents et du témoin;
  
• le lien de parenté du déclarant avec l'enfant;
  
• la date de naissance du père (ou de la co-mère) et de la mère et l'indication, s'il y a lieu, de leur statut matrimonial;
  
• le numéro de la carte d'assurance sociale des parents;
  
• le numéro de la carte d'assurance-maladie des parents.

Les parents doivent faire parvenir la « déclaration de naissance » de leur enfant au Directeur de l'état civil dans un délai de 30 jours.

Si le Directeur de l'état civil reçoit la « déclaration de naissance » à ses bureaux après l'expiration du délai de 30 jours, des frais administratifs de 50 $ seront exigés! Si la naissance est déclarée seulement après un an, les frais s'élèveront alors à 100 $.

En général, le lien de filiation est établi par l'acte de naissance, dressé à partir de la « déclaration de naissance ». Si les parents sont mariés ou unis civilement, un seul des deux parents peut remplir la « déclaration de naissance » et la signer devant un témoin, c'est-à-dire une personne majeure autre que les parents.

Si les parents ne sont pas mariés, il est souhaitable qu'ils signent tous les deux devant témoin la « déclaration de naissance ». En effet, en situation d'union de fait, ni le père, ni la conjointe de la mère le cas échéant, ne bénéficie de la présomption de parentalité dont jouit le mari de la mère (ou la personne avec qui elle est unie civilement).

Le choix du ou des prénoms de l’enfant doit respecter certaines règles :

• vous pouvez choisir un ou plusieurs prénoms pour votre enfant, mais il est recommandé d’en limiter le nombre à quatre;
  
• dans la « déclaration de naissance », vous devez indiquer en premier lieu le prénom par lequel votre enfant sera appelé le plus souvent;
  
• si l’un des prénoms est composé, vous devez joindre les deux noms par un trait d’union, sinon, ils seront considérés comme deux prénoms distincts;
  
• le nom de famille de l’un des parents peut compter parmi les prénoms de l’enfant;
  
• l’initiale du nom de famille de l’un des parents parmi les prénoms de l’enfant est autorisée.

Si vous êtes en désaccord avec votre conjoint au sujet du prénom à donner à votre enfant, le Directeur de l’état civil interviendra. Il assignera à l’enfant deux prénoms; un au choix de la mère, l’autre au choix du père.

Le choix du nom de famille de l'enfant répond à certaines règles :

• le nom de famille de l’enfant peut être celui de l’un de ses parents, ou un nom composé des noms de ses deux parents;
  
• le nom de famille de votre nouveau-né peut être différent de celui des autres enfants de votre famille; en effet, les enfants nés des mêmes parents peuvent avoir des noms de famille différents.
  
• vous ne pouvez pas inscrire une initiale dans les noms de famille choisis pour l'enfant car cette inscription ne correspond pas aux exigences du Code civil du Québec (ex. : B-Roy). Le nom de la mère ou du père doit être écrit au long, de façon à permettre au nom de famille de l'enfant de refléter la filiation maternelle, paternelle ou les deux;
  
• le nom de famille de l'enfant ne peut pas être formé du prénom d'un des parents;
  
• lorsque l'un des parents ou les deux ont des noms de famille composés, il faut choisir deux noms au maximum car le nom de famille de l'enfant ne peut être composé que de deux parties. Seize combinaisons sont donc possibles lorsque chacun des parents a un nom de famille composé.

Par exemple, en supposant que le père porte le nom de Michel Tremblay-Doré et que la mère s'appelle Josée Fortier-Deschamps, le nom de famille de leur fils Eugène pourrait être l'une des 16 options suivantes : Tremblay, Doré, Fortier, Deschamps, Tremblay-Doré, Tremblay-Fortier, Tremblay-Deschamps, Doré-Tremblay, Doré-Fortier, Doré-Deschamps, Fortier-Tremblay, Fortier-Doré, Fortier-Deschamps, Deschamps-Tremblay, Deschamps-Doré ou Deschamps-Fortier.

Oui. Si vous avez choisi un nom de famille composé ou un prénom inusité qui, manifestement, prête au ridicule ou est susceptible de déconsidérer l'enfant, le Directeur de l'état civil peut vous inviter à modifier votre choix.

Si vous refusez de changer le nom ou les prénoms que vous avez choisis, le Directeur de l'état civil dressera quand même l'acte de naissance, mais il en avisera le Procureur général du Québec. Celui-ci peut demander au tribunal, dans les quatre-vingt-dix (90) jours de l'inscription de l'acte de naissance au registre de l'état civil, de remplacer le nom choisi par le nom de famille de l'un d'eux ou encore, de remplacer le prénom déterminé par les parents par un prénom plus usuel. La décision finale revient donc au tribunal.

Deux étapes sont nécessaires pour obtenir un certificat de naissance :

• d'abord, vous devez remplir le formulaire « demande de certificat ». Ce formulaire est disponible sur le site Web du Directeur de l'état civil. On peut également se le procurer dans les CLSC, les palais de justice, les Caisses populaires Desjardins, les bureaux de Communication-Québec et les comptoirs du Directeur de l'État civil ;
  
• ensuite, vous devez transmettre le formulaire avec votre paiement et toutes les pièces demandées à l'un des comptoirs du bureau du Directeur de l'état civil à Québec ou à Montréal, par la poste ou par télécopieur.

Les modes de paiement autorisés sont le mandat-poste, l'argent comptant, la carte de crédit (Visa ou Mastercard) et la carte de débit.

Vous pouvez recevoir un acte de naissance sous forme de certificat en petit ou grand format. En plus des informations contenues dans le petit format, le grand format contient le nom des parents. Le coût pour le certificat de naissance, petit et grand format, est de 15$.

Vous pouvez aussi obtenir une copie de votre acte de naissance. En plus des informations contenues dans un certificat, la copie de votre acte de naissance peut aussi contenir les noms du déclarant et des témoins ainsi que la date de mariage des parents. La copie de l'acte de naissance coûte 20 $.

Il peut arriver que vous ayez rapidement besoin d'un certificat de naissance, par exemple si vous devez le plus tôt possible vous faire émettre un passeport.

Dans ce cas, vous pouvez faire une demande de traitement accéléré, soit en vous rendant à l'un des bureaux du Directeur de l'état civil, situés à Montréal et à Québec, soit en faisant parvenir votre formulaire par télécopieur. Vous devrez cependant présenter certaines pièces justificatives et payer les frais de 35$ exigés pour ce genre de demande.

Vous recevrez un certificat de naissance après un délai d'environ deux jours.