On entend par « dossier personnel » un écrit (manuscrit, dactylographié, informatisé) ou tout autre forme de support où sont consignés des renseignements d’ordre factuel vous concernant et qui permettent de vous identifier. Il s’agit ainsi d’informations personnelles autres que les opinions émises par le professionnel. Dans le système professionnel québécois, par exemple, c’est ce qui résulte de la collecte de renseignements personnels à votre sujet, et ce qui est détenu et utilisé par un professionnel que vous avez consulté.

Il faut savoir que la collecte, la détention, l’utilisation et la communication à des tiers d’un dossier sur vous sont régies de façon stricte par plusieurs lois, comme le Code des professions , le Code civil du Québec et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Ces lois s'appliquent aux renseignements personnels contenus dans un dossier, quelle que soit la nature du support sur lequel ils se trouvent et la forme sous laquelle ils sont accessibles : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. Ainsi, s’ils contiennent des renseignements personnels, un enregistrement sonore, une bande vidéo ou un courrier électronique pourraient être considérés comme constituant votre dossier ou comme en étant des éléments constitutifs au sens de la loi.

En principe, seuls vous et le professionnel concerné avez accès à votre dossier personnel. Mais, selon la raison pour laquelle vous le consultez, le professionnel peut, avec votre consentement, communiquer certains renseignements à des tiers ou les utiliser conformément à l’objet de son mandat. De plus, lorsqu’il constitue ou utilise votre dossier, le professionnel ne doit pas porter atteinte à votre vie privée ni à votre réputation.

Tout professionnel qui recueille, détient, utilise ou communique des renseignements personnels vous concernant est obligé par la loi de prendre et d’appliquer les mesures de sécurité nécessaires afin d’assurer le caractère confidentiel de ces renseignements. Il doit de plus veiller à ce que le dossier qu’il détient sur vous soit à jour et exact, en particulier au moment où il l’utilise pour prendre une décision à votre égard.

Par ailleurs, une fois l’objet du dossier accompli, l’utilisation des renseignements contenus dans ce dernier n'est permise qu'avec votre consentement donné de façon libre et éclairée, ce qui implique que vous n’ayez nullement été contraint de consentir à ce que le professionnel communique des renseignements figurant dans votre dossier et que vous ayez su exactement à quelles fins il le ferait.

La loi autorise toutefois un professionnel à communiquer des renseignements sans votre consentement dans certaines circonstances exceptionnelles et à certaines personnes, comme à son propre procureur ou au procureur général si le renseignement est requis aux fins d'une poursuite pour infraction, ainsi qu’à une personne chargée de prévenir, détecter ou réprimer des infractions. Notez toutefois qu’un avocat de la défense pourrait ne pas être tenu de divulguer quelque renseignement que ce soit contenu dans le dossier de son client au procureur général. Finalement, cette communication pourrait être également autorisée à certaines personnes en raison d'une situation d'urgence qui vous concernerait.

Dans le système professionnel québécois, les renseignements personnels contenus dans votre dossier sont aussi protégés par le secret professionnel Pour plus d'information consultez la capsule : Le secret professionnel.

Oui, vous pouvez consulter votre dossier et faire rectifier des renseignements qui y figurent . Tout professionnel est tenu de respecter votre droit de prendre connaissance des documents qui vous concernent dans tout dossier qu’il a constitué à votre sujet. Vous pouvez donc prendre rendez-vous avec lui et consulter votre dossier sur place, à son bureau. Vous avez également le droit d’obtenir une copie de ces documents. Le professionnel peut cependant vous demander de payer les frais de reproduction.

Le professionnel doit donner suite à votre demande d’accès ou de rectification rapidement, soit au plus tard dans les 30 jours. À défaut de vous répondre dans ce délai, il est réputé avoir refusé d'y acquiescer.

Toutefois, dans certaines circonstances, le professionnel peut vous refuser l’accès à votre propre dossier. Ce sera le cas, par exemple, s’il estime que les renseignements qu’il contient pourraient entraîner un préjudice grave pour vous ou pour un tiers. Par exemple, un médecin peut vous refuser l’accès à votre dossier s’il est d’avis que sa consultation pourrait affecter votre santé.

Par ailleurs, une personne âgée de moins de 14 ans ne peut exiger d'être informée de l'existence d’un dossier constitué sur elle ni d’avoir accès à un renseignement de nature médicale ou sociale. Cette règle n’a pas pour effet de restreindre les communications usuelles entre un professionnel de la santé et des services sociaux et son patient de moins de 14 ans. Elle ne fait pas non plus obstacle au droit des parents d’une personne de moins de 14 ans de consulter le dossier de leur enfant. L’avocat du mineur pourrait également y avoir accès dans le cadre d'une procédure judiciaire.

Certaines autres règles particulières peuvent aussi s’appliquer aux professionnels du secteur de la santé. Au besoin, il est donc conseillé de s’adresser à l’ordre professionnel visé pour obtenir plus de détails.

Finalement, un professionnel peut vous refuser l’accès complet à votre propre dossier si celui-ci contient des renseignements privés sur un tiers ou qu’une enquête est en cours en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Si vous découvrez dans votre dossier des renseignements périmés, inexacts, incomplets ou pouvant porter à confusion eu égard aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, le professionnel est également tenu de respecter votre droit de faire corriger ou supprimer ces renseignements. Vous avez également le droit de formuler des commentaires par écrit et de les faire verser à votre dossier.

Si un professionnel vous refuse l’accès à votre dossier sans raison valable ou refuse de rectifier des renseignements qui y figurent, vous avez deux recours : un premier auprès de l’ordre professionnel visé en formulant une plainte au syndic de cet ordre (voir la capsule intitulée Le cheminement d’une plainte devant le Conseil de discipline pour la procédure à suivre, et un deuxième auprès de la Commission d’accès à l’information.

Vous devez, dans ce cas, soumettre à la Commission la mésentente existant entre le professionnel et vous, et ce, dans les 30 jours du refus de votre demande par le professionnel. En soumettant, pour examen, une mésentente à la Commission d’accès à l’information, vous devez alors exposer brièvement les raisons justifiant votre demande. La Commission avisera le professionnel de votre démarche, laquelle peut cependant vous occasionner des frais.

Veuillez noter que, si vous avez besoin d’aide pour la rédaction d'une demande d'examen de mésentente, les membres du personnel de la Commission sont à votre disposition pour vous prêter assistance.

Si la Commission constate qu’aucune entente n’est possible entre vous et le professionnel, elle examinera elle-même votre demande. À l’issue de cet examen, elle fera parvenir par écrit, à vous et au professionnel concerné, ses conclusions motivées. Elle peut notamment ordonner au professionnel de vous donner accès à votre dossier ou de rectifier un renseignement personnel qui y est contenu. Le professionnel dispose alors de 30 jours pour se conformer à l’ordonnance. La Commission peut également ne pas acquiescer à votre demande et indiquer au professionnel de s'abstenir d’agir.

La décision de la Commission ne peut être portée en appel quant aux faits entourant le litige. Elle est toutefois révisable par la Cour du Québec relativement à l’interprétation du droit ou à la question de compétence et ce, sur permission de cette cour.