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Citoyens

L’accès aux documents des organismes publics

Depuis 1982, les citoyens du Québec disposent de mécanismes prévus à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels pour forcer les organismes publics à leur divulguer certaines informations, gardées secrètes avant l’adoption de cette loi.

Dans cette capsule, Éducaloi vous explique comment s'applique cette loi et qu'elle est sa portée.

Puis-je avoir accès à certains documents d'organismes publics?

Oui. Le but de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la Loi) est de donner aux personnes accès à un maximum d'informations émanant d'organismes publics. Pour cette raison, on parle aussi "d'accès à l'information".

L'information recherchée doit se retrouver dans un document, peu importe sa forme : écrite, graphique, sonore, informatisée, visuelle ou autre.

Qu'est-ce qu'un organisme public?

Les organismes visés par cette loi provinciale sont les suivants :

• les ministères et organismes gouvernementaux provinciaux;
  
• les municipalités et les organismes qui en relèvent, les communautés urbaines et leurs organismes, les municipalités régionales de comté;
  
• les commissions scolaires, les collèges privés subventionnés, les cégeps, les universités;
  
• les centres hospitaliers, les centres d'accueil, les CLSC, les régies régionales de la santé et des services sociaux (RRSSS) et les centres jeunesse.

À quels renseignements ou documents puis-je avoir accès?

Le principe de base est que le public a accès à tous les documents détenus par un organisme, quelle que soit la forme des documents. Par contre, si l'information ne se retrouve pas sur un support quelconque, elle n'est pas accessible.

Exemple : vous ne pouvez pas exiger que l'on vous répète les paroles prononcées lors d'une réunion d'un organisme. Par contre, vous pouvez demander l'accès au procès-verbal de cette réunion. De la même façon, si la réunion a été enregistrée sur une cassette audio, vous pouvez, en principe, demander à y avoir accès.

Voici des exemples de documents souvent demandés :

• correspondance;
  
• contrats;
  
• bilans financiers;
  
• procès-verbaux.

Comment dois-je procéder pour avoir accès à un document émanant d'un organisme public?

La meilleure façon de procéder est d'adresser une demande par écrit à l'organisme en question. Il n'est pas obligatoire que la demande soit faite par écrit, mais il est préférable de procéder ainsi. En effet, dans l'éventualité où l'organisme vous refuse l'accès à un document, une contestation de votre part nécessite la preuve d'une demande écrite.

Votre demande doit être adressée au responsable de l'accès aux documents de l'organisme : vous pouvez obtenir son nom et ses coordonnées en visitant le site Web de la Commission d'accès à l'information  (http://www.cai.gouv.qc.ca/), en téléphonant à cette dernière ou en téléphonant à Services Québec.

Vous pouvez également demander de consulter les documents sur place plutôt que d'en demander des copies. Communiquez avec le responsable de l'accès aux documents de l'organisme pour savoir à quel moment vous pouvez vous présenter. En vertu de la loi, le responsable de l'accès à l'information doit vous aider à identifier quel document est susceptible de contenir l'information que vous recherchez.

À compter de la réception de votre demande, l'organisme dispose d'un délai assez court pour vous répondre. Dans certains cas, l'organisme peut prolonger ce délai, mais il doit vous en aviser à l'avance.

Si je ne suis pas d'accord avec la réponse de l'organisme, puis-je la contester?

Oui. Si l'organisme vous refuse l'accès à un document ou s'il ne vous répond pas à l'intérieur des délais requis, vous pouvez demander une révision de cette décision à la Commission d'accès à l'information  (http://www.cai.gouv.qc.ca/). La demande de révision doit se faire dans les trente (30) jours suivant une décision négative du responsable ou de l'expiration du délai pour répondre à une demande, selon la première des éventualités à survenir.

Notez bien que l'on doit vous informer des motifs qui justifient un refus d'accès à un document.

Existe-t-il des exceptions au principe de l'accès?

Oui, la loi prévoit plusieurs exceptions. Par exemple, un organisme peut vous refuser l'accès à de l'information si sa divulgation aurait un impact négatif:

• sur les relations intergouvernementales;
  
• sur des négociations entre organismes publics;
  
• sur l'économie (par exemple parce que l'information recherchée est un secret industriel ou parce qu'elle donnerait un avantage économique injuste à la personne qui la détiendrait);
  
• sur l'administration de la justice et la sécurité publique;
  
• sur des décisions administratives ou politiques;
  
• sur la vérification par la vérificateur général.

De plus, certains types de documents peuvent vous être refusés, par exemple : une opinion juridique, une recommandation, des notes personnelles inscrites sur un document, une esquisse, un brouillon, etc. Par ailleurs, la Commission d'accès à l'information peut permettre à un organisme de ne pas répondre aux demandes d'accès répétées, abusives, non-pertinentes ou faites de mauvaise foi (avec une intention de déranger).

Il existe d'autres exceptions.

Fait à noter, les renseignements auxquels l'organisme a le droit de vous refuser l'accès peuvent être "extraits" du document demandé, le reste de son contenu demeurant accessible. En général, les passages qu'il faut soustraire à vos yeux seront alors noircis de façon à être illisibles.

Si vous croyez que le refus de l'organisme de vous transmettre de l'infromation n'est pas justifié, demandez la révision de la décision à la Commission d'accès à l'information  (http://www.cai.gouv.qc.ca).

Y a-t-il des coûts rattachés à ces demandes?

L'accès aux documents en soi est gratuit, mais si vous désirez obtenir des copies des documents, l'organisme a le droit de vous charger des frais pour la reproduction, la transmission ou la transcription. Il doit, au préalable, vous en indiquer le coût approximatif, document par document.

Demandez la liste détaillée des frais exigibles à la Commission d'accès à l'information  (http://www.cai.gouv.qc.ca/).

Qu'en est-il des organismes fédéraux?

Il existe aussi une loi fédérale qui prévoit le droit du public d'avoir accès aux renseignements contenus dans les dossiers fédéraux. Il s'agit de la Loi sur l'accès à l'information. Renseignez-vous auprès du Commissariat à l'information.

Ressources utiles :

Commission d'accès à l'information   [http://www.cai.gouv.qc.ca]

Liens utiles :

1. Site du Commissariat à l'information du Canada  [http://www.infocom.gc.ca/menu-f.asp]
2. Site de la Commission d’accès à l’information  [http://www.cai.gouv.qc.ca/]